Qual é a diferença entre secretária e recepcionista?

As profissões de secretária e recepcionista se diferenciam dentro do contexto corporativo. Pensando nisso, a Whitening Multiserviços preparou este artigo para que você entenda como é feita a diferença entre secretária e recepcionista. Desse modo, poderá orientar corretamente o departamento pessoal e evitar desentendimentos. Boa leitura!

Diferença entre secretária e recepcionista: como é aplicada?

Bom, como falamos anteriormente, existe diferença entre o papel desempenhado por secretárias e recepcionistas dentro de uma empresa. Em uma clínica, por exemplo, a primeira será fundamental para auxiliar os médicos, enquanto a segunda ficará responsável pelo início do atendimento. No entanto, vale destacar que essas profissionais podem ter contratação por meio da terceirização. Assim, sua empresa não precisará arcar os com questões que dizem respeito às questões como rescisões e benefícios.

Na sequência abordaremos a diferença entre secretária e recepcionista. Veja como ela é estabelecida!

Qual é o papel de uma secretária?

Não existe como falar sobre uma secretária sem pensar em um ambiente onde processos administrativos possam ser registrados, certo? Se você respondeu sim à pergunta, já pode dizer que conhece um pouco sobre a função de uma secretária! Ela é a profissional responsável por dispor e organizar todos os documentos dentro de um escritório.

Continuando dentro do exemplo da clínica, que citamos acima, ela ficará a cargo de planejar toda a rotina do médico. Ou seja, separar horários referentes aos compromissos, categorizá-los em hierarquia de importância e registrá-los para fins de encaminhamento. É importante dizer que esse envio poderá ser efetuado tanto dentro do ambiente corporativo, o que categoriza parte da comunicação interna, quanto para outras empresas. 

É comum confundir o papel de uma secretária com a de uma recepcionista por conta das profissões terem o trato com pessoas como um dos focos. Entretanto, a diferença entre secretária e recepcionista não pode ser esquecida! Montamos uma lista com algumas funções da secretária que não dizem respeito à recepcionista para exemplificar melhor:

• preparar interpretação e sintetização de documentos;
• montar textos para discursos ou palestras;
• fazer traduções ou solicitar tradutores para documentos estrangeiros;
• programar encontros e processos dentro do tempo de expediente.

O que faz uma recepcionista?

Continuando o raciocínio sobre a diferença entre secretária e recepcionista, chegamos ao papel da recepcionista. Diferente da secretária, que atua em escritórios e consultórios, a recepcionista está presente na frente de atendimento de locais de grande circulação. Assim, é possível encontrar essa profissional em bancos, hotéis, academias e aeroportos, dentre outros.

Sua função será conceder assistência ao público com os fins destinados a cada local. Deste modo, o exercício exato de uma recepcionista pode ser modificado de acordo com o ambiente onde ela atua. Por exemplo, em um aeroporto ela contribui para tirar dúvidas e fazer a triagem de documentos necessários para o voo, enquanto em um banco faz participação na gestão de controle.

A seguir, veja outras atribuições que correspondem às atividades das recepcionistas:

• processar correspondências recebidas;
• fazer direcionamento de ligações;
• direcionar perguntas aos profissionais qualificados para respondê-las;
• executar o arquivamento de documentos;
• marcar reuniões;
• atender ligações.

Onde contratar profissionais terceirizados?

Agora que você já conheceu a diferença entre secretária e recepcionista, optar pela terceirização pode ser uma boa maneira de reduzir os gastos! Para isso, conte com a nossa empresa de portaria e limpeza! Disponibilizamos profissionais qualificados para exercer diferentes funções !

Em nosso blog, confira quais são as vantagens da terceirização da mão de obra, quais são as qualidades de um bom motorista e como funciona a gestão empresarial de academia.