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Ao pensar na função de uma telefonista é comum remetermos a pensamentos de uma profissão que ficou no passado, mas não é bem assim. Com o crescimento de empresas e o avanço da tecnologia, diversas organizações optaram pela contratação de telefonistas para otimizar o tempo dentro da empresa. Quando falamos na língua dos negócios, tempo é igual a dinheiro. Com a Whitening, nesse artigo, você aprenderá a função de uma telefonista e suas principais características dentro de uma firma. Leia e entenda!
Função de uma telefonista
Quem ocupa o cargo de telefonista está em contato direto com três principais núcleos dentro da organização, sendo eles:
- o atendimento;
- o administrativo;
- o comercial.
De empresa para empresa essa configuração estrutural pode mudar. Mas, é importante analisar que de qualquer forma é necessário a(o) telefonista saber todas as características e informações da firma em que irá prestar o serviço. De certa forma, esse será o primeiro contato de clientes ou até mesmo futuros investidores da empresa. Sabendo dessa informação, vamos agora saber mais sobre a função de uma telefonista.
Telefonistas em seu dia a dia atendem e transferem ligações para seu determinado ramal. Além disso, elas são responsáveis por anotar recados, dar informações da firma, registrar chamadas e podem executar algumas tarefas administrativas também, por exemplo. Isso inclui ser responsável por agendar reuniões, chamadas especiais, preencher planilha, etc.
4 características essenciais para a profissão
1 – Simpatia
Em um dia de trabalho pode acontecer de receber uma ligação de um cliente ou fornecedor com um tom de voz rígido e isso não pode prejudicar a comunicação. Nesse caso é preciso manter a calma e tentar ajudar da melhor forma possível. Um fator fundamental é a simpatia e a leveza no tom de voz na ligação.
2 – Boa memória
Ter uma boa memória é muito importante porque os telefonistas precisam ter em mente o número do ramal, os recados anotados importantes, saber algumas informações da instituição, entre outros fatores. Por isso, a memória e o raciocínio rápido ajudam muito nesse processo. Uma boa dica é fazer exercícios que treinem a parte do cérebro responsável por guardar informações.
3 – Organização
Organizar o passo a passo da rotina é necessário para quem quer trabalhar ou trabalha como telefonista. A organização sem dúvidas é a principal função de uma telefonista e característica para quem gostaria de seguir nessa profissão. E não apenas fale, mas mostre na entrevista de emprego.
4 – Querer ajudar
É normal em um dia de trabalho receber uma ligação do fornecedor com uma dúvida muito difícil de responder ou ainda um cliente com diversas dúvidas sobre a empresa. Perante essa situação é preciso ter concentração e querer sempre ajudar o próximo para sanar as questões abordadas com uma boa comunicação. Seja pró-ativa e ofereça ajuda sempre que perceber uma dificuldade.
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