8 dicas para ser uma secretária de sucesso

A secretária é o braço direito de todo gestor. Sem ela, os trabalhos se tornam mais difíceis, a agenda mais enrolada e a organização fica pra depois. Ela busca solução pra quase todos os problemas e estão cada vez mais se tornando essenciais para que o fluxo das empresas flua bem.

Porém, não é toda secretária que executa bem o seu trabalho. Como em qualquer profissão, existem muitos funcionários desse ramo que não sabem muito bem o que é inerente à sua função e o que não é. Por isso, a Whitening Multiserviços separou, neste artigo, ótimas dicas para melhorar este trabalho. Veja a seguir:

Guia da secretária de sucesso

Seja pontual

A pontualidade precisa ser a maior regra para quem trabalha com secretariado. Estar sempre no escritório na hora do expediente, sem atrasos ou desculpas, será sempre valorizado por seus chefes. Isso não significa que você pode julgar a pontualidade dos colegas de trabalho ou de seu chefe. Se alguém ligar procurando por um destes atrasados, nunca diga “ainda não chegou”; isso passa uma imagem negativa tanto sobre você quanto sobre a pessoa procurada. Diga sempre que não está ou que está em reunião.

Receba bem a todos

Independentemente de quem seja, você deve ser receptivo a qualquer pessoa que entrar no seu escritório. Atenda a porta (e o telefone) sempre de bom humor, com um sorriso no rosto, disposto a ajudar.

Use vestimentas adequadas

A postura da secretária deve ser sempre impecável. Ela é a primeira pessoa que qualquer cliente terá contato e, por isso, deve demonstrar sempre compromisso com trabalho e formalidade. A vestimenta é o primeiro ponto que as pessoas reparam e, dessa maneira, o secretário ou secretária deve estar sempre bem apresentado, com roupas sociais. Homens devem estar de sapatos sociais, evitar regatas, bermudas e chinelos. As mulheres devem estar com vestidos ou saias na altura dos joelhos, sempre mantendo o respeito e a etiqueta.

Esteja sempre pronto para ajudar

A proatividade é o lema de qualquer secretária. Ela deve estar sempre pronta para ajudar e para atender a qualquer pedido. Caso saiba que não pode cumprir, dizer “não” pode causar um espanto e até uma aversão a quem ouve. A melhor forma é dizer que acredita ser um pouco complicado, mas que tentará ao máximo ou já oferecer uma alternativa ao que foi solicitado.

Anote qualquer recado

Por mais que possa não parecer importante ou relevante pra você, a informação passada como recado por telefone pode ser essencial para alguém. Por isso, se receber uma ligação procurando por alguém que não está lá naquele momento, anote tudo o que for falado e passe para o interessado.

Mantenha as informações sigilosas

A secretária, normalmente, é alguém que está em contato direto tanto com os gestores quanto com os clientes e visitantes. Com isso, ela sabe de informações dos mais diferentes âmbitos e importâncias. É preciso saber sempre quais dados podem ser passados e quais devem ser mantidos em sigilo para que não exponha nenhuma das partes. Deixe a vida pessoal do seu chefe de lado e trate apenas do seu trabalho.

Conheça a agenda

A agenda da empresa deve estar sempre na sua memória. Claro, é muito importante manter tudo escrito em um caderno de fácil acesso, mas, por via das dúvidas, mantenha alguns compromissos importantes em mente. Caso você não tenha a agenda por perto, saberá como agir.

Represente a empresa

Nunca tire da sua mente que você representa a empresa em que trabalha. Se alguém precisar de alguma informação sobre a corporação, irá lidar com você em um primeiro momento. Por isso, você precisa saber bem sobre os princípios da empresa, código de conduta e qualquer outra informação referente ao negócio. Isso deve estar sempre na ponta da língua e guiar todas as suas posturas e respostas aos clientes e funcionários.

Se você estiver procurando um secretário capacitado e de confiança para o seu escritório, a Whitening está pronta para atendê-lo. Nós contamos com um grande número de funcionários que podem te ajudar nos mais diversos serviços.

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